Als projectleider van zowel grote als kleine projecten is het uiteraard van groot belang om een duidelijke projectplanning aan te houden zodat het project binnen de deadline afgerond kan worden. Hieronder enkele tips voor het maken van een duidelijke projectplanning.
Visuele planning
Maak een visuele planning door middel van gekleurde blokken. Zo kun je taken toewijzen aan een bepaald persoon en hier vervolgens ook de doorlooptijd bij vermelden. Dit kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of zelfs jaarlijks, afhankelijk van de grootte van het project. Zo is het voor iedereen in een oogopslag duidelijk wat zijn/haar taken zijn en wat de deadlines voor deze taken zijn. Ook kun je als projectleider zijnde gebruik maken van planning software om een bredere kijk op het geheel te houden en het project te kunnen bewaken qua taken en looptijd. Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig via de online software van Timewax.
Doorlooptijd
Het is handig om voor elke taak die bij een bepaald persoon hoort een doorlooptijd te noteren op het planbord. Bouw altijd een buffer in om onverwachte omstandigheden op te kunnen vangen en te zorgen dat het project dan alsnog op tijd af kan zijn. door met kleuren op het planbord te werken kan iedereen eenvoudig zien voor welke taak hij/zij verantwoordelijk is en wat de tijdsplanning bedraagt.
Taken
Verdeel de taken per persoon. Je kunt dit doen door foto’s op te hangen, zodat externe personen ook weten met wie ze te maken hebben of je maakt gebruik van een gekleurd briefje per persoon zodat elke persoon een bepaalde kleur heeft in het project en bijbehorende taken waarvoor hij of zij verantwoordelijk is en deze op tijd dient af te ronden. Ook is er dus speciale planning software te krijgen waarbij je alle taken, doorlooptijden en de complete planning voor iedereen online beschikbaar en inzichtelijk kan maken. Door elk projectlid toegang te geven tot deze software, kunnen zij online ook wijzigingen doorvoeren en hebben zij ook het gevoel dat ze goed bij het project betrokken worden en blijven.
Als projectleider zijnde kun je er met enkele handige tips dus eenvoudig voor zorgen dat je het gehele projectoverzicht kunt blijven bewaken en ook richting je andere projectleden ten alle tijden zorgt voor overzicht en een juiste planning. Op die manier kun je ervoor zorgen dat jullie het project gezamenlijk tot een goed einde brengen binnen de afgesproken deadline.